Sete Passos para um escritório limpo e desordem livre no Ano Novo

Um escritório organizado e limpo é necessário para a produtividade ideal no trabalho. O Wall Street Journal afirma que um executivo médio desperdiça seis semanas por ano recuperar a informação equivocada devido a mesas e arquivos desorganizados. Que pode adicionar-se a uma perda de 12,3% dos lucros para os gestores que ganham US $ 75.000 por ano. Janeiro é mês Obter Organizado, de modo que melhor hora de tomar alguma ação para que você possa parar de perder tempo? Se um mês é muito grande para você, basta fazer um gol de tomar medidas para um dia nacional Limpe o seu dia Posto, também em janeiro.

Veja como gerenciar seu escritório, organizar a sua área de trabalho e reduzir o stress para que possa lidar melhor com tarefas administrativas, que irá ajudá-lo a tornar-se mais produtivo.

1. Comece com um plano. Olhe em torno de seu espaço e anote todas as áreas que precisam ser colocadas em ordem. Rapidamente priorizar a lista para determinar a área "a" para começar. Eu sugiro é o topo de sua mesa desde que você utilizar essa área a mais. Visualize o que o escritório inteiro parece limpo e livre de confusão, especialmente a área onde você vai começar.

2. Reúna-se toda a desordem das superfícies. Coloque tudo - papéis de trabalho, ferramentas de desktop, livros, knacks nick, revistas, recibos, pilhas de cartões soltos - em uma caixa. Retornar canecas para a cozinha. Poeira e limpe sua mesa, mesas, cadeiras, estantes, etc Limpe seu computador, teclado, bandeja de teclado, mouse e monitor. Aspirar o chão do escritório.

3. Ordenar através da caixa você preencheu no passo 2 e decidir o que pode ser descartado ou reciclado. Passar por todas as suas gavetas e rapidamente (essa é a palavra chave) se livrar de itens que você não usa ou precisa. Seja implacável ao fazer este passo. Se você tem medo você pode jogar alguma coisa fora que você vai precisar mais tarde, guarde seu lixo por sete dias. Se você não precisa de nada depois de uma semana, jogue o saco para fora.

4. Estabelecer "casas" para os itens. Se você precisar de mais espaço em sua mesa de superfície colocar ferramentas de trabalho, tais como grampeadores, porta-lápis e dispensadores de fita em sua gaveta da mesa. Limitar as fotos da família para um ou dois. Coloque as plantas no chão. Seu objetivo é reduzir a poluição visual em sua mesa.

5. Desde que o papel é o principal problema na maioria dos escritórios, criar um sistema de gestão simples papel que vai estabelecer um fluxo para os seus papéis. Use caixas, pastas ou pendurado empilhamento bandejas para criar ficheiros de acção. Classificá-los "In", "Out", "Arquivo", "Ler", "Paga", "fazer" e "Pendente". Os usuários de computador devem adicionar "Enter". Se necessário, dividir essas categorias ainda mais. "Ler" pode ser "Read-Urgente" e "Read-importante". "Pay" pode ser "Pay-Business" e "Pay-Pessoal".

Obter o arquivo de volta (lixeira) pronto! Agora classificar os papéis em sua caixa de Etapa 2, uma pequena pilha de cada vez, até que a caixa está vazia. "A desordem é adiado decisões", diz Barbara Hemphill, autor de domesticar o tigre de papel, então não ignore este passo. Abrir suas gavetas de arquivo e determinar quais arquivos não são mais necessários. Retire pastas de clientes inativos e pô-los de lado. Consolidar arquivos quando for o caso. Remova os papéis de arquivos desnecessários, reciclar e colocar as pastas de volta na gaveta de sua oferta.

6. Mantenha-o limpo. No final de cada semana ir até o seu escritório e varredura para itens que estão fora do lugar, itens que podem ser jogados fora e pegar o seu arquivamento. Poeira sua mesa, mesa, móveis de escritório, estante, computador, etc, e levar os pratos sujos e copos de café para a cozinha no final de cada dia. Visualize novamente o seu escritório limpo e livre de confusão.

7. Recompensar-te. Tudo feito? Bom para você! Faça uma pausa curta, corrigir uma xícara de chá calmante, dê uma pequena caminhada ou ler um livro.

Se organizar e limpar o seu escritório é fácil com a atitude certa e um plano. Seus esforços serão recompensados ​​com mais produtividade. O resultado será um fim à perda de prazos, perda de informações e perda de controle. Se estas tarefas sentir esmagadora para você e você ainda não pode enfrentar sozinho limpeza e organização, telefone ou e-mail hoje. Você pode fazer isso!

(C) 2008 Debbie Gilster. Se você gostaria de reimprimir este artigo, você pode fazê-lo absolutamente livre. Você pode usar o artigo como está ou fazer pequenas alterações, desde que a assinatura é reimpresso intacta e todas as ligações são feitas ao vivo. Um aviso de cortesia de reimpressão ou trecho é apreciado....